Używasz Microsoft 365? 5 narzędzi, które mogą usprawnić Twoją firmę.

Microsoft 365 – znacznie więcej niż Word i Excel.

Microsoft 365 to o wiele więcej niż tylko Word, Excel i Outlook. Większość firm wykorzystuje zaledwie ułamek możliwości, jakie daje ten pakiet. A szkoda — bo odpowiednio użyte narzędzia potrafią zautomatyzować codzienne zadania, uporządkować informacje i realnie zaoszczędzić czas. 
Co najlepsze – prawdopodobnie masz je już w swoim abonamencie. 
 

Oto 5 narzędzi Microsoft 365, które warto znać, wraz z praktycznymi przykładami ich zastosowania w firmie: 

1. MicrosoftLists – baza danych w chmurze 

Może działać jako CRM, rejestr zadań lub lista spraw księgowych. Przykład: firma szkoleniowa tworzy bazę klientów z etapami współpracy i terminami umów. Dzięki widokowi kalendarza i tablicy (kanban) zespół zawsze wie, co się dzieje z każdym klientem i może na bieżąco wprowadzać zmiany. Listy można filtrować, dodawać kolory, pola obliczeniowe i automatyczne powiadomienia. 
 

2. PowerAutomate – silnik automatyzacji procesów 

Pozwala łączyć aplikacje i automatycznie wykonywać powtarzalne czynności.  

Przykład: gdy klient zostaje dodany do MS Lists, automatycznie wysyłany jest do niego e-mail, tworzy się folder na SharePoint z nazwą firmy, a w nim szablony dokumentów. Można też połączyć Power Automate z narzędziami spoza Microsoft, np. Toggl do mierzenia czasu pracy czy CRM np. pipedrive. 
 

3. SharePoint i OneDrive– wspólna przestrzeń do pracy z plikami 

To centralne miejsce na dokumenty, dostępne z każdego urządzenia. 

Przykład: firma IT utrzymuje dokumentację projektową w jednym miejscu z poziomem dostępu zależnym od działu. Wersjonowanie plików pozwala wrócić do poprzednich wersji, a edycja online – pracować nad jednym dokumentem jednocześnie. 
 

4. MicrosoftForms – szybkie formularze online 

Świetne do zbierania informacji wewnętrznych lub od klientów. 

Przykład: Przykład: dział HR tworzy formularz zgłoszeń urlopowych albo ankietę oceny szkolenia. W firmie usługowej można przygotować formularz briefu dla klienta – odpowiedzi trafiają do Excela lub MS Lists i automatycznie uruchamiają dalsze procesy. 
 

5. Power BI– analiza i wizualizacja danych 

Dzięki Power BI dane stają się przejrzyste, użyteczne i dostępne od ręki.  

Przykład: firma doradcza podłącza dane z programu księgowego i z Excela, tworząc pulpit pokazujący przychody, koszty i marżę na klientach. Wszystko aktualizowane jest automatycznie. Właściciel podejmuje decyzje na podstawie konkretnych danych, a nie przeczucia. 
 

Znasz te narzędzia? Korzystasz z nich na co dzień? Jeśli nie, to warto się nimi zainteresować. Dobrze wykorzystane – mogą znacząco usprawnić działanie Twojej firmy i uwolnić sporo Twojego czasu! 

A jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym jak najlepiej wykorzystać narzędzia MS 365 w swojej firmie obejrzyj darmowy webinar o wykorzystaniu MS 365 w firmie: https://it.heap.pl/szkolenie-microsoft365-odkryj-potencjal lub napisz do nas: automatyzacje@heap.pl